Privacybeleid

Laatste update: 20 september 2026.

1. Wie verwerkt uw gegevens?

Xtreme Fly BV, handelend onder de commerciële naam Xtreme Events.
Maatschappelijke zetel: Bredeweg 92, 8421 De Haan, België.
Ondernemingsnummer / btw: BE 0867.068.251.
E-mail: mail@xtremeevents.be — Telefoon: 059 42 77 73 — Website: xtremeevents.be

Voor elke vraag over uw gegevens kunt u ons schrijven op mail@xtremeevents.be of per post op bovenstaand adres.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Via het aanvraagformulier, wanneer u ons contacteert: voornaam, naam, bedrijf, professioneel e-mailadres, telefoonnummer, aantal deelnemers, gewenste periode, gewenste duur, indicatief budget (optioneel) en uw bericht (optioneel).

Automatisch mee verstuurd met uw aanvraag, om te weten waar zij vandaan komt: de taal van het formulier, de pagina waarop u het formulier invulde, en de campagneparameters in het adres van de pagina (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content).

Wanneer u ons rechtstreeks contacteert per e-mail of telefoon: de gegevens die u ons op dat ogenblik bezorgt.

Wij vragen u geen gegevens die niet nodig zijn om uw aanvraag te behandelen.

3. Waarvoor en op welke grondslag?

Uw aanvraag behandelen en u een voorstel bezorgen — stappen vóór het sluiten van een overeenkomst, op uw verzoek.
Uw evenement organiseren en opvolgen — uitvoering van de overeenkomst.
Wettelijke verplichtingen, onder meer boekhoudkundige — wettelijke verplichting.
Misbruik van het formulier voorkomen (verborgen veld en reCAPTCHA) — gerechtvaardigd belang.
Het bereik van onze website en onze campagnes meten — gerechtvaardigd belang, binnen de grenzen beschreven in punt 6.

Uw gegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming en worden niet verkocht.

4. Hoe lang bewaren wij ze?

Aanvragen en voorstellen zonder gevolg: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact.
Dossiers van klanten die geboekt hebben: 10 jaar na de prestatie, beperkt tot wat nodig is voor de overeenkomst, het bewijs en de administratieve verplichtingen.
Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar.
Contacten voor prospectie: tot uitschrijving, of 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact.
Technische logbestanden van de formulieren: 12 maanden, behoudens gedocumenteerde veiligheidsnoodzaak.
Back-ups: bewaard door onze hostingpartner volgens zijn eigen rotatiecyclus, en daarna overschreven.

Een betekenisvol contact is een antwoord, een aanvraag, een relevante klik of een reservering. Het louter automatisch openen van een e-mail verlengt de termijn van drie jaar niet.

Bij uitschrijving of bezwaar stoppen wij de communicatie onmiddellijk. Wij bewaren dan enkel de strikt noodzakelijke gegevens op een uitsluitingslijst, om te vermijden dat u per vergissing opnieuw wordt ingeschreven.

5. Wie krijgt toegang?

Intern: enkel de medewerkers van Xtreme Events die uw dossier behandelen.

Dienstverleners en technische diensten die op de site actief zijn:

Hosting van de website: Hosting.com.
Transactionele e-mails (bevestigingen, aanvragen via het formulier): verstuurd via de mailserver van onze hostingomgeving, met de extensie Post SMTP.
Nieuwsbrieven en campagnes: Mailjet, uitsluitend voor deze verzendingen gebruikt.
Google Ireland / Google LLC: Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Site Kit en reCAPTCHA.
OpenAI: advertentiepixel ChatGPT Ads.
Beveiliging en prestaties van de site: Wordfence, WP Rocket, Imagify.
Meertalige website: WPML.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Unie, onder meer in de Verenigde Staten. Eventuele doorgiften gebeuren binnen het contractuele kader dat deze dienstverleners aan hun Europese klanten aanbieden.

6. Cookies en meetinstrumenten

Wij beschrijven de situatie liever zoals ze vandaag is dan zoals ze zou moeten zijn.

Op deze site is op dit ogenblik geen toestemmingsbanner actief. De volgende instrumenten laden dus zodra u een pagina opent: Google Tag Manager, Google Analytics, Google Ads, Site Kit, reCAPTCHA en de advertentiepixel ChatGPT Ads van OpenAI.

Het toestemmingsmechanisme van Google (Consent Mode) staat in de Europese Unie standaard op geweigerd voor al zijn parameters. In de praktijk verzamelt Google Analytics geen bereikmeting en wordt er geen advertentiecookie van Google geplaatst zolang u geen toestemming hebt gegeven. De ChatGPT Ads-pixel valt niet onder dat mechanisme.

Een functionele cookie (wp-wpml_current_language) onthoudt in welke taal u de site bekijkt.

Een systeem voor toestemmingsbeheer wordt momenteel ingevoerd. Daarmee zult u deze instrumenten kunnen aanvaarden of weigeren vóór zij laden. In afwachting daarvan kunt u cookies blokkeren of verwijderen via de instellingen van uw browser, en kunt u ons schrijven op mail@xtremeevents.be voor elke vraag over uw gegevens.

7. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, verbetering, wissing en beperking van uw gegevens, het recht op overdraagbaarheid, en het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.

Een eenvoudig verzoek volstaat: stuur een e-mail naar mail@xtremeevents.be of schrijf ons op het adres Bredeweg 92, 8421 De Haan. Wij antwoorden binnen de wettelijke termijn.

U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

8. Wijzigingen

Wij passen dit beleid aan wanneer onze werkwijze of onze instrumenten veranderen. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina.